+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Обязательные документы в кадровом делопроизводстве 2019

Успейте подписаться на журнал "Кадровик-практик" со скидкой! Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры трудовые, о полной материальной ответственности и др. Работают они и с другими документами. Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым. Можно выделить три группы документов :. В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Новый госстандарт в области кадрового делопроизводства. Требования к оформлению документов

Обязательные кадровые документы

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. В соответствии с п. Уведомление должно содержать в себе информацию, предусмотренную п. Для определения перечня кадровых документов, обязательных для организаций, полагаем, можно использовать, в частности, Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками 2.

Согласно ч. Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав назначение пособий, пенсий и т.

К таким документам рекомендуется относить:. К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:. Необходимость оформления наличия иных документов кадрового делопроизводства, возникающая в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде. Если в организации внедрена автоматизация процесса создания документов в специализированных программах, это упростит подготовку к проверке.

В этом случае работник вводит сведения в программу, которая:. В рамках подготовки кадровых документов к проверке нанимателю необходимо:. Сличить имеющиеся кадровые документы с номенклатурой дел и проанализировать, вся ли необходимая кадровая документация имеется в наличии, в том числе:.

Проверить имеющиеся кадровые документы на предмет их соответствия законодательству, наличие в документах всех необходимых реквизитов и соблюдение требований к их оформлению. До подписания трудового договора работника нужно ознакомить с ЛПА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью см.

Как правило, такое ознакомление производится путем проставления личной подписи работника и даты ознакомления:. При проверке соблюдения законодательства о труде проверяющие органы особое внимание уделяют трудовым договорам контрактам , которые заключены с работниками.

Трудовой договор должен содержать сведения и условия, перечисленные в ч. Обязательные условия контракта, заключаемого с работником, предусмотрены также п.

Необходимо перепроверить, правильно ли осуществлялась процедура приема на работу работников, в т. Исходя из ч. Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников 7 личное дело работника формируется после заключения трудового договора контракта и издания приказа распоряжения, решения, постановления о приеме на работу назначении на должность.

Документы личного дела должны быть помещены в отдельную обложку. На обложке следует указать заголовок личного дела фамилию, имя, отчество работника в именительном падеже и регистрационный индекс дела согласно журналу книге учета личных дел. Среди нарушений, допускаемых нанимателями при оформлении личных дел, наиболее распространенными являются:. Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной п.

Перечень сведений, которые вносятся в трудовую книжку, приведен в п. При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме с указанием реквизитов нанимателя.

О получении расписки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Трудовые книжки дубликаты , не полученные работниками при увольнении, остаются в течение двух лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек дубликатов работающих работников.

По истечении указанного срока трудовые книжки дубликаты хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению п. В организации должен быть издан приказ о назначении работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в том числе в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные ч. Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем ст.

Приказы по личному составу должны оформляться в соответствии с п. Приказы по личному составу, издаваемые нанимателями, можно разделить на две группы:. Согласно подп. Приказы по личному составу, издаваемые в организации и имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. Также при проверке приказов по личному составу необходимо убедиться в наличии документов, являющихся основанием к этим приказам. Иногда ссылка на них в приказе есть, но сами документы отсутствуют. Прежде всего необходимо проверить правильность составления документов по привлечению работников к материальной ответственности.

Нанимателю следует также обращать внимание как на основания наступления материальной ответственности работника и документальное оформление отношений с материально ответственным работником, так и на соблюдение ряда процедурных правил, в т. Материальная ответственность, в отличие от дисциплинарной, носит правовосстановительный компенсационный и одновременно имущественный характер.

Для определения вида и размера материальной ответственности полная или ограниченная , а также распределения времени доказывания вины проверяется наличие заключенного с работником письменного договора о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности и факта выдачи ему материальных ценностей по разовым документам по доверенности, товарной или товарно-транспортной накладной и т.

В соответствии со ст. Распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику. До издания распоряжения нанимателя об удержании из заработной платы от работника должно быть затребовано письменное объяснение.

Если работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством В остальных случаях возмещение ущерба производится в судебном порядке. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя. Больше подборок. О компании Контакты Пользовательское соглашение Политика конфиденциальности. Имя E-mail. Выберите номер:. Другие наши издания. Рубрики в номере Колонка редактора Новости события факты Новости законодательства Рабочее время Практикум кадровика Судебная практика Делопроизводство Вопрос-ответ Расторжение трудового договора Что нового?

Секреты управления персоналом Все рубрики. Виды кадровой документации Кадровую документацию любой организации можно разделить на несколько групп. Какие кадровые документы должны быть в организации Для определения перечня кадровых документов, обязательных для организаций, полагаем, можно использовать, в частности, Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками 2.

К таким документам рекомендуется относить: 1 правила внутреннего трудового распорядка 3 ; 2 трудовые договоры контракты ; 3 штатное расписание; 4 приказы распоряжения по личному составу о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении снятии дисциплинарного взыскания и др.

К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности: 1 должностные инструкции работников если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах ; 2 договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами ; 3 график сменности если работа носит сменный характер ; 4 положение об оплате труда и премировании если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например в трудовом договоре.

Как подготовить кадровые документы к приходу проверяющих органов Если в организации внедрена автоматизация процесса создания документов в специализированных программах, это упростит подготовку к проверке. В этом случае работник вводит сведения в программу, которая: проверяет их по заданным параметрам в частности, многие программы не позволяют провести документы с некорректной информацией: датами, должностями и т. В рамках подготовки кадровых документов к проверке нанимателю необходимо: 1.

Как правило, такое ознакомление производится путем проставления личной подписи работника и даты ознакомления: непосредственно в самом ЛПА ПВТР, должностной рабочей инструкции, графике трудовых отпусков и т. После ознакомления работников с ЛПА наниматель вправе требовать его исполнения. Проверяем правильность оформления приема работников на работу Необходимо перепроверить, правильно ли осуществлялась процедура приема на работу работников, в т. Проверяем правильность оформления личных дел работников Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников 7 личное дело работника формируется после заключения трудового договора контракта и издания приказа распоряжения, решения, постановления о приеме на работу назначении на должность.

Среди нарушений, допускаемых нанимателями при оформлении личных дел, наиболее распространенными являются: включение в них документов без соблюдения хронологической последовательности; наличие в их составе документов, которые не подлежат включению в личное дело например, копии страниц паспорта, копии приказов о предоставлении отпусков, копии приказов о наложении дисциплинарных взысканий за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания , справок о составе семьи, размере заработной платы и др.

При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней. Разделение трудового отпуска на три и более частей без наличия соответствующего условия в коллективном договоре соглашении является нарушением. Приказы по личному составу, издаваемые нанимателями, можно разделить на две группы: приказы со сроком хранения 75 лет; приказы со сроком хранения 3 года.

КСТАТИ Материальная ответственность, в отличие от дисциплинарной, носит правовосстановительный компенсационный и одновременно имущественный характер. Банк документов. Новости 5 февраля , МНС хочет изменить подходы к налогообложению живущих не по средствам граждан. О размере удержания с нанимателей средств для обеспечения своевременной выплаты заработной платы. Архив новостей. Электронные версии журнала.

О журнале. Email: editor otdelkadrov. Банк документов Скачать ознакомительный номер Письмо в редакцию Задать вопрос Больше подборок Новости 5 февраля , МНС хочет изменить подходы к налогообложению живущих не по средствам граждан 1 февраля , О размере удержания с нанимателей средств для обеспечения своевременной выплаты заработной платы Архив новостей Электронные версии журнала iPad-версия.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.

Обязательные документы кадрового делопроизводства – Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из​.

Обязательные документы кадровой службы (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016 года)

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье. Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками. Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации. Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.

Кадровое делопроизводство: Аналитические материалы

Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:.

Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники.

Готовим кадровые документы к проверке: коротко о главном

Данный перечень является минимальным и будет дополняться в зависимости от условий труда работников и организации деятельности работодателя. Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент дату публикации. Многие работодатели заменяют временно отсутствующих или недостающих сотрудников с помощью своих же работников. При этом дополнительная нагрузка может возлагается в порядке совмещения должностей или переводом. В статье расскажем о преимуществах таких способов, о процедурах оформления и о том, как можно сэкономить при помощи них.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

О проекте Редакция Партнерство Акции Цена. Искать расширенный поиск. Подписаться войти. Аналитические материалы Новости и события. Онлайн- сервисы Календарь бухгалтера. Кадровое делопроизводство: Аналитические материалы. Туристический сбор Плата за землю до Плата за пользование недрами до

Личные карточки работников.

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. В соответствии с п.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Анастасия

    Бред сивого осла. Не слушайте эту чушь.

  2. Сусанна

    Ніхто не може відповідати за діяння, які на час їх вчинення не визнавалися законом як правопорушення.